Funding & Tenders portal – najčešća pitanja

Funding & Tenders portal – najčešća pitanja

Donosimo u hrvatskom prijevodu najčešća pitanja o korištenju novog portala za prijavu projekata. Bazu pitanja i odgovora proširivat ćemo kako nas budete kontaktirali s upitima tijekom vaših procesa prijave i uskoro će biti trajno dostupna u sekciji Najčešća pitanja za 2021. godinu, zajedno s generalnim FAQ za ovogodišnji natječaj (u linku na engleskom jeziku).

 

  1. Ispunjavanjem tablice proračuna u obrascu dijela A mog prijedloga, mogu li koristiti točke kao decimalni razdjelnik u brojevima?

Točke se trebaju koristiti kao označivači tisuća, a zarezi za decimalni razdjelnik. SEP sustav podnošenja prijava primjenjuje ovo pravilo bez obzira na vaše posebne lokalne postavke računala.

Neki internetski preglednici u nekim slučajevima mogu automatski brojeve prevoditi u format zareza kao razdjelnika za decimalne brojeve, no to se neće dogoditi u svim slučajevima, stoga pazite da izbjegavate korištenje točaka za decimalne brojeve.

Međutim, većina POZIVÂ sada koristi web obrazac dijela A (tj. u cijelosti izgleda kao web obrazac). U tim će slučajevima broj biti ispravno formatiran dok ga upisujete.

 

  1. Zašto je pregled prije ispisa onemogućen za administrativni obrazac u mom prijedlogu?

Možete koristiti gumb Print preview u petom koraku (Edit proposal) za preuzimanje pdf verzije administrativnog obrasca vašeg prijedloga.

Međutim, ovaj gumb postaje onemogućen čim se poziv zatvori. Ako nakon završetka poziva želite imati pdf verziju administrativnog obrasca prijedloga, upotrijebite gumb za preuzimanje u šestom koraku.

 

  1. Koje internetske preglednike trebam koristiti za pripremu prijedloga?

Usluga pripreme i podnošenja prijedloga na portalu Funding & Tenders podržava većinu standardnih preglednika, ali pokriva samo njihove određene verzije. O preporučenoj tehničkoj konfiguraciji možete pročitati na how-to stranici.

 

  1. Što je e-priznanica (eRecepit) mog prijedloga?

E-priznanica u kontekstu prijedloga za bespovratna sredstva je digitalna potvrda Europske komisije da je prijedlog podnijet i zabilježen kao takav. Nakon predaje prijedloga, dioniku će uskoro biti dostupna potpisana kopija podnesenog prijedloga. Ova potpisana verzija sadrži:

  • Certifikat Europske komisije (EC_Digit).
  • kopiju dijela A kako je dostavljen, u kojem se spominje ime osobe koja ga je podnijela, kao i datum i vrijeme podnošenja.
  • kopiju pdf prilogâ koji su uključeni u podneseni prijedlog, u kojima se spominju ime osobe koja ih je podnijela, kao i datum i vrijeme podnošenja.
  • digitalno zapečaćeno priznanje primitka prijedloga od strane Komisije.

Da biste pristupili e-priznanici za svoj prijedlog:

Prijavite se na portal Funding & Tenders te pristupite My Proposals (Mojim prijedlozima). Pritisnite gumb izbornika Actions (Radnje) na desnoj strani pored podnesenog prijedloga i odaberite View submitted (Prikaži podneseno).

E-priznanica se može preuzeti klikom na gumb za preuzimanje (download) na zaslonu Korak 6 – Pošalji u čarobnjaku za podnošenje. Imajte na umu da je ova potpisana kopija dostupna ubrzo nakon podnošenja, ali ne odmah. Ovisno o prometu poslužitelja može proći i do 72 sata do njezine dostupnosti.

 

  1. Tehničko rješenje na portalu za podnošenje dopušta samo jedan prilog. Međutim, prijavitelj bi za ovaj poziv trebao dostaviti niz popratnih dokumenata. Kako će to učiniti?

Kad postoje popratni dokumenti, vidjet ćete gumb za prijenos vrste priloga u Aneksu u dijelu B.

Često se pod “aneksima” moraju dodavati različiti popratni dokumenti. Kad je dopuštena samo jedna vrsta priloga, svi oni popratni dokumenti, ako ih ima više, trebaju se učitati u vaš prijedlog skeniran kao jedan PDF dokument. Nakon što pripremite PDF, idite na Submission system (Sustav za prijavu) i prenesite ovu datoteku putem gumba za prijenos (Upload).

Za daljnju podršku oko korištenja sustava za podnošenje zahtjeva pogledajte poveznicu.

 

  1. Što se događa tijekom pripreme i podnošenja prijedloga ako broj stranica priloga premaši ograničenje?

U nekim prilozima i za dio dio B može biti postavljeno ograničenje u broju stranica koje dokument može imati. Vaš dokument ne može premašiti broj stranica, u suprotnom će te stranice biti prazne i prikazivat će vodeni žig. One se neće uzeti u obzir pri ocjeni vašeg prijedloga.

Molimo vas da poštujete ograničenja navedena u vodiču za prijavitelje za vaš poziv prije nego što dokument pretvorite u PDF i podignete ga putem čarobnjaka za podnošenje.

 

  1. U mom prijedlogu, zašto su stranice u aneksu prazne?

Za neke od priloga i za dio B koje je potrebno učitati u koraku 5 postoje posebni zahtjevi u pogledu veličine, formata, maksimalnog broja stranica itd.

Da biste saznali zahtjeve za svaki prilog, možete kliknuti na upitnik prikazan pored njega, s desne strane.

Ako postoji ograničenje broja stranica, provjerite držite li ga se prije nego što dokument pretvorite u PDF i postavite ga u sustav. Tamo gdje se primjenjuje takvo ograničenje, sve stranice koje ga prelaze neće se uopće moći pročitati, pa ih ocjenjivači neće uzeti u obzir.

 

  1. Sustav podnošenja prijedloga ukazuje na to da nedostaju obvezne osobe za kontakt, ali obrazac prijedloga ne može se uređivati. Što nije u redu?

Osobe za kontakt moraju se dodati u četvrtom koraku sustava za podnošenje prijave, tj. izvan obrazaca prijedloga. Nakon što se kontakti dodaju u četvrtom koraku, oni primaju pozivnicu za prijedlog, a njihovi podaci (ime, e-pošta) također budu prikazani u obrascu prijedloga (dio A).

 

  1. Podaci organizacije prikazani u usluzi podnošenja prijedloga pri korištenju identifikacijskog koda dionika (PIC) moje organizacije nisu točni. Što da napravim?

Podaci organizacije prikazani u usluzi podnošenja prijedloga prenose se iz registra dionika.

Ako se čine netočnim, obratite se imenovanom predstavniku pravne osobe (LEAR) svoje organizacije ili, ako se vaš identifikacijski kod dionika (PIC) pojavljuje kao “deklariran” (još nepotvrđen), obratite se osobi koja je registrirala vašu organizaciju (“samoregistrirani”). Ako ne znate tko je LEAR ili samoprijavitelj, potražite svoju organizaciju u registru dionika, a zatim upotrijebite zeleni gumb “CO” za kontaktiranje te osobe.

 

  1. Mogu li promijeniti redoslijed dionika u prijedlogu?

Koordinator može promijeniti redoslijed dionika pomoću funkcije Drag and drop (Povuci i spusti) u koraku 4 – Parties (Stranke) na zaslonu usluge podnošenja prijedloga.

 

  1. Ako sam u početku u prijedlogu odabrao pogrešan (dvostruki) PIC za organizaciju dionika, mogu li ga kasnije zamijeniti?

Da biste zamijenili PIC u prijedlogu, dostavite novi PIC klikom na gumb Change Organisation (Promjena organizacije) u četvrtom koraku usluge podnošenja Parties (Stranke). To može biti u bilo kojem trenutku prije podnošenja.

Dodatne pojedinosti o tome kako to učiniti potražite na poveznici.

Nakon isteka roka za podnošenje zahtjeva nisu moguće promjene pa ne možete promijeniti PIC.

 

  1. Što je pečat izvrsnosti?

Pečat izvrsnosti (SoE) je certifikat EU-a u kojem se navodi da je, iako nije ostvario financiranje, prijedlog bio uspješan u vrlo konkurentnom procesu ocjenjivanja i preporučuje se za financiranje iz drugih izvora.

Zajedno s dopisom o rezultatu evaluacije potrebno je izraditi pečat izvrsnosti za odbijene prijedloge s niskim financiranjem i prijedloge s rezervnog popisa koji se neće financirati.

Popis tih prijedloga možete pronaći na stranici Obzora 2020.

 

  1. Kako mogu pristupiti nacrtu ili dostavljenim prijedlozima?

Morate se prijaviti na portal za Funding & Tenders te otići na My Proposals (Moji prijedlozi) gdje možete pronaći popis svojih nacrta i podnesenih prijedloga. U stupcu Actions (Radnje) kliknite na gumb Edit draft (Uredi nacrt) ili View submitted (Prikaz podnesenog) i ući ćete u uslugu elektroničkog podnošenja gdje možete nastaviti finalizirati svoj prijedlog ili pregledati podneseni prijedlog. Uređivanje podnesenih prijedloga moguće je do isteka roka za prijavu, ali ne zaboravite ga ponovno podnijeti kako bi nova verzija bila uzeta u obzir.

 

  1. Kako mogu pristupiti usluzi za pripremu i podnošenje prijedloga?

Pristup sustavu za pripremu i podnošenje prijedloga ide putem stranice s opisom teme poziva na koju se želite prijaviti.  Prvo morate pronaći temu putem pretraživanja teme, zatim odabrati vrstu radnje i pritisnuti gumb Start Submission (Započni podnošenje) u odjeljku Submision Service (Usluge podnošenja).

 

  1. Moram li registrirati svoju organizaciju prije izrade prijedloga?

Vaša organizacija mora biti registrirana i imati identifikacijski kod dionika (PIC) da biste mogli izraditi prijedlog. Prvo provjerite je li vaša organizacija već registrirana. PIC se mora koristiti u sustavu podnošenja, čak i za početak izrade prijedloga. Svi dionici prijedloga trebaju imati svoj PIC. Ako vaša organizacija još nema PIC, možete ga registrirati i odmah dobiti PIC broj u Registru dionika.

 

  1. Koje dijelove prijedloga može uređivati svaki partner konzorcija, a koje dijelove može uređivati samo koordinator?

Tvorac prijedloga prema zadanim postavkama postaje koordinator koji određuje prava pristupa ostalim dionicima prijedloga.

Kontakti koordinirajuće organizacije s pravima na potpuni pristup mogu uređivati ​​sve dijelove prijedloga, učitavati tehničke priloge i podnositi prijedlog. Kontakti dioničkih organizacija mogu uređivati ​​svoje dijelove administrativnog obrasca i čitati druge dijelove.

Sljedeći popis ističe razlike između uloga koordinatora i partnera:

 

Odabrati poziv

Koordinator Da / Partner Ne

Pozivati dionike

Koordinator Da / Partner Ne

Podnijeti prijedlog

Koordinator Da / Partner Ne

Definirati vlastitu proračunsku tablicu

Koordinator Da / Partner DA

Unositi sve podatke u administrativne obrasce

Koordinator Da / Partner Ne

Unositi vlastite podatke u administrativne obrasce

Koordinator Da / Partner DA

Preuzimati i čitati sve dokumente prijedloga

Koordinator Da / Partner DA

Podizati Dio B i anekse

Koordinator Da / Partner Ne

 

Imajte na umu da je za neke pozive i teme potreban samo jedan dionik, a taj će dionik prema zadanim postavkama biti koordinator prijedloga.

 

  1. Kako mogu pozvati dionike da se pridruže prijedlogu u mrežnoj usluzi pripreme i podnošenja prijedloga?

Svaka osoba za kontakt u koordinirajućoj organizaciji s punim pristupnim pravima (a ne član tima) može pozvati druge sudjelujuće subjekte i dodavati osobe za kontakt prijedlogu.

Nakon što odaberete PIC broj relevantne organizacije na koraku 4 Stranke (Parties) na zaslonu sustava za podnošenje, dodajte osobe za kontakt – navedite njihovu e-poštu i ime. Nakon spremanja podataka, pozivnice se šalju na navedene e-adrese.

 

  1. Koji je cilj evaluacije SEP -a?

Cilj evaluacije SEP-a je ocijeniti prijedloge. Cijeli skup prijedloga podijeljen je u panele ovisno o njihovoj tematici, očekivanim rezultatima itd.

 

 

  1. Tko može izvršiti provjere prihvatljivosti u SEP evaluaciji?

Provjere prihvatljivosti provodi osoblje EK.

 

  1. U kojem koraku pripreme bespovratnih sredstava završava SEP i počinje SyGMa?

SEP obrađuje Nacrt provedbenog plana, Savjetovanje među službama (ISC) i Konačni plan provedbe.

Nakon što nacrt provedbenog plana bude gotov, SyGMa se već može koristiti za pokretanje ranih pregovora (dodjeljivanje PO-a, poziv na pregovore i same pregovore (uređivanje Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (GA)).

Nakon što sve to završi, SyGMa obrađuje datoteku pregovora (hodogram pripreme i provjere valjanosti).